Integrierte Software Berliner Jugendhilfe (ISBJ)

Eine eGovernment-Dienste-Architektur für das Berliner Jugendwesen

01. Nov. 2012 bis 31. Jan. 2013

Einleitung

Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport ist der zentrale Verantwortliche für alle IT-Fachverfahren für das Jugendwesen im Land Berlin. In dieser Verantwortung hat sie den Einsatz von IT-Fachverfahren in den zwölf bezirklichen Jugendämtern, dem Landesjugendamt und dem ministeriellen Teil der Senatsverwaltung zu initiieren und zu steuern.

Um die sachgerechte Ausstattung mit IT-Fachverfahren sicherzustellen, ist die Projektgruppe »Integrierte Software Berliner Jugendhilfe (ISBJ)« eingerichtet worden.

Besonderes Ziel des Softwareeinsatzes ist die Gewinnung von Steuerungs-informationen, um die jährlichen Ausgaben des Landes Berlin effektiver und effizienter steuern zu können. Das Gesamtprojekt ISBJ verfolgt sowohl die organisatorische als auch die technische Standardisierung des Einsatzes von IT-Fachverfahren und IT-Diensten. Das Land Berlin mit seiner dezentralen Leistungsstruktur (zwölf selbständige bezirkliche Jugendämter) ist auf einen Einsatz von einheitlicher IT-Technologie angewiesen, um eine Vielzahl lokaler Daten zu konsolidieren und sinnvolle, miteinander vergleichbare, valide Daten zu erhalten.

Die Basis für die technische Realisierung bildet eine vom Fraunhofer FOKUS entworfene komponentenbasierte und dienstezentrierte Referenzarchitektur. Im Rahmen des ISBJ-Projekts entwickelte Komponenten werden automatisch Bestandteil der Referenzarchitektur und können von nachfolgenden Entwicklungen wieder verwendet werden.

Ansatz: eine komponentenbasierte und dienstezentrierte Architektur

Im Rahmen des Projekts ISBJ wurde eine komponentenbasierte und dienstezentrierte Architektur realisiert. Komponenten sind unabhängig zu entwickelnde und verteilbare Software-Entitäten, die bestimmte Dienste bereitstellen. Diese Dienste können allein aufgrund der Kenntnis ihrer publizierten Schnittstellen benutzt werden, ohne dass die zugrunde liegende Implementierung bekannt ist. Die Komponenten selbst laufen im Kontext einer dedizierten Komponentenplattform ab, die die Verwaltung des Lebenszyklus der Komponenten übernimmt und Infrastrukturdienste wie Sicherheit, Persistenz- und Transaktionsverwaltung bereitstellt.

Komponenten können gemäß ihrer Fachlichkeit unterschiedlich klassifiziert werden:

  • Fachkomponenten stellen die spezifische Funktionalität für IT-Fachverfahren bereit. Ein Beispiel dafür ist eine Komponente, die die Funktionalität für Jugendhilfeverfahren realisiert.
  • domänenspezifische, fachübergreifende Komponenten stellen Funktionalität bereit, die nicht einem bestimmten Fachverfahren zugeordnet werden kann, die aber von mehreren Fachverfahren in einer gegebenen Domäne benutzt wird. Beispiele hierfür sind Komponenten zur Personen- und Dokumentenverwaltung.
  • Infrastrukturkomponenten stellen Dienste bereit, die unabhängig von der betrachteten Domäne sind. Beispiele hierfür sind eine Rollen- und Rechteverwaltung oder eine Komponente zur Verwaltung der im System ablaufenden Transaktionen.

Das Herausstellungsmerkmal dieses Ansatzes ist das gemeinsame Nutzen der domainspezifischen, fachübergreifenden Komponenten und der Infrastrukturkomponenten durch die Fachkomponenten. Als Konsequenz müssen z. B. Informationen zu Personen nicht mehr in jedem IT-Fachverfahren verwaltet werden, sondern nur noch einmal in der Komponente »Personen«. Reporting und Controlling werden erleichtert und vereinheitlicht, da allen Fachkomponenten die gleichen Werkzeuge zur Verfügung stehen. Ein Querschnittscontrolling über mehrere Fachkomponenten hinweg wird durch die Komponente »Auswertung« (vergleichbar mit einem Data Warehouse) ermöglicht.

Die verschiedenen Dienste werden den Sacharbeitern, Trägern von Einrichtungen und den Bürgern über ein Portal zur Verfügung gestellt. Für jeden Benutzertyp können eigene Portalsichten definiert und generiert werden.

Langfristig wird sich der komponentenorientierte Ansatz auch als wirtschaftlicher gegenüber einer Menge separater Einzellösungen erweisen, da er flexibler ist. Die Funktionalität wird nur an einer Komponente implementiert und dann von allen möglichen Clienten genutzt. Wenn sich die Schnittstellen der Komponente nicht ändern, kann diese Implementierung einfach gegen eine neue Implementierung mit verbesserter Funktionalität ausgetauscht werden.

IT-Fachverfahren Kita

Eine besondere Rolle spielt das IT-Fachverfahren Kita. Das Kita-Programm wurde aufgrund seiner besonderen organisatorischen und verwaltungs­technischen Anforderungen als eGovernment-Anwendung entwickelt. Nutzer dieses Verfahrens sind nicht mehr nur Sachbearbeiter in den Ämtern, sondern auch die Träger und die Bürger (Eltern).

Es wurden folgende besonderen technischen und fachlichen Anforderungen umgesetzt:

  • Sicherstellung der Bescheiderteilung (Kita-Gutschein) für ca. 200.000 aktive Unterbrin­gungen in Kita und Schulhort und Berücksichtigung einer Fluktuation der Plätze von ca. 30 % (60.000 Neuanträge) pro Jahr.
  • Die Beantragung bzw. Veränderung des Kita-Gutscheins sollte besonders bürgerfreundlich gestaltet werden. Daher wird eine aktive schreibende Verbindung, sowohl vom Bürger, als auch vom Träger der Kindertagesstätten, benötigt.
  • Informationen sollten weitgehend per E-Mail oder als Fax erfolgen bzw. ggf. per Telefongespräch. Informationen über den Briefverkehr sollten aus Kosten- und Zeitgründen dem Ausnahmefall vorbehalten bleiben.
  • Abrechnung der belegten Plätze durch 12 Jugendämter mit ca. 800 Trägern.
  • Jedes Jugendamt rechnet nur für seine Kinder (Wohnsitz im Bezirk) ab, eine zentrale Instanz übernimmt dabei die automatische Abrechnung zwischen den Trägern und den Jugendämtern.
  • Jeder Träger meldet die Veränderungen direkt dem gewährenden Jugendamt (Wohnsitz des Kindes). Dabei nutzt er besondere Funktionen des Kita-Programms.
  • Eine Rückmeldung des Trägers per Post (Papier) ist aufgrund des hohen Verwaltungs­aufwandes auf den Ausnahmefall zu begrenzen.
  • Da nur belegte Plätze abgerechnet werden, muss eine exakte und schnelle Abrech­nungsmethode gefunden werden, die monatlich die tatsächliche Nutzung zur Grundlage der Finanzierung der Plätze heranzieht.
  • Das System muss sich schrittweise, iterativ und inkrementell entwickeln, um den Übergang von der Ist-Situation zum Zielsystem möglichst reibungslos zu gestalten.
  • Es sind sowohl die Organisationsformen der kleinen, wie auch der großen „Freien Träger“ und der zukünftigen Landesträger bei der Entwicklung zu berücksichtigen.
  • Für die Landesträger, den Schulhortbereich und ggf. für einige „Freie Träger“ ist die Kosteneinziehung als Programmfunktion vorzusehen. Die Kostenfestsetzung erfolgt verbindlich durch die Jugendämter.
  • Parlament, Senatsverwaltungen und bezirkliche Jugendämter sind mit allen finanziellen und statistischen Informationen für Abrechnung, Controlling, Planung und Revision zu versorgen.

All diese Forderungen lassen sich nur bei einer konsequenten Ausrichtung auf die oben beschriebene Architektur erfüllen. Zusätzlich sollte eine Dienstelandschaft die Wirtschaftlichkeit der Anwendung weiter steigern. Kita wurde daher als erste große Anwendung der ISBJ Programmfamilie als eGovernment-Anwendung konzipiert. Die meisten Komponenten werden zuerst für das Kita-Programm entwickelt und dort eingesetzt. Später werden die funktionsfähigen Komponenten auch von den anderen Fachprogrammen genutzt.